Automatisierung, Digitalisierung und KI in der Buchhaltung
Automatisierung, Digitalisierung und KI in der Buchhaltung
Diese Schlagworte fallen immer wieder, wenn es um Buchhaltung, Steuererklärung oder Arbeitnehmerveranlagung geht. Doch was versteht man tatsächlich darunter, und wie weit kann die KI den Menschen ersetzen?
Mit Digitalisierung sind alle Dinge umfasst, die aus analogen Papierbelegen digitale Belege – meist in Form von pdf. Dokumenten- machen. Das kann durch Einscannen oder Fotografieren der Papierrechnungen gemacht werden, der Großteil der Rechnungen wird heute aber ohnehin schon als Mail oder in Umsetzung der EU-Richtlinie als elektronische Rechnung geschickt. Die pdf. Dokumente können dann bei den jeweiligen Buchungen hinterlegt werden und sind so in gleichbleibender Qualität (Stichwort- Thermopapier bei Kassenbelegen) jederzeit verfügbar. Die vollständige Verarbeitung der Belege liegt immer noch beim Buchhalter.
Automatisierung bedeutet, dass das Buchhaltungsprogramm immer wieder kehrende Buchungsfälle selbstständig kontiert und zur Verbuchung vorbereiten und meist auch schon automatisch die entsprechenden Dokumente beilegen. Dies ist besonders bei Bankbuchungen, wie zB. Versicherungen, Mieten, Leasingraten und auch Gehältern schon ein großer Fortschritt, da durch eine einmalige Einrichtung viele Tipparbeiten wegfallen. Trotzdem kann man auch hier noch nicht auf den Menschen verzichten, da nicht alle Buchungsfälle wiederkehrend und damit für die Maschine eindeutig erkennbar sind.
In diesem Bereich setzt die KI an – das Programm lernt, Buchungen zu erkennen und in einen Buchungssatz zu schreiben. Allerdings kann die KI nur das lernen, was ein Buchhalter bereits vorher durchdacht hat und die KI versucht, das zu kopieren. Allerdings kann eine Belegerkennung schon daran scheitern, dass zu viele Zahlen auf dem Beleg stehen und die KI Schwierigkeiten hat, die richtige Zahl als zB als Endbetrag zu erkennen. Besonders in Bereichen mit spezieller Rechtslage – bei Teil- und Schlussrechnungen und bei Splittbuchungen stößt auch die KI oft an ihre Grenzen.
Als letzte Instanz muss der Buchhalter weiterhin die Belege auf Vollständigkeit der Rechnungsmerkmale prüfen und die Buchung der Maschine kontrollieren und dann freigeben. Auch die beste Software kann einen Sachverhalt falsch erkennen oder einen neuen Sachverhalt (noch) nicht bewerten.
Der technische Fortschritt ist auch im Rechnungswesen nicht aufzuhalten, trotz alledem wird es weiterhin der Mensch sein, der gerade die schwierigen Sachverhalte erkennen und dem entsprechend buchen muss. Von einem vollständigen Ersatz der BuchhalterInnen ist die Technik noch weit entfernt.
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